Pengawasan (controlling) adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Dari sejumlah fungsi manajemen, pengawasan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam pencapaian tujuan manajemen itu sendiri.
Fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila fungsi pengawasan ini tidak dilakukan dengan baik.
Tipe Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe pengawasan dalam organisasi yaitu sebagai berikut:
1. Pengawasan Pendahuluan (Feed Forward Control)
Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah / penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
Pengawasan pendahuluan merupakan pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Intinya, pengawasan ini mendeteksi lebih awal sebelum masalah terjadi.
2. Pengawasan Concurrent (Concurrent Control)
Pengawasan Concurrent merupakan pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan, dimana suatu aspek harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Pengawasan Feedback yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pentingnya Pengawasan
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi.
Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus – menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk.
Melalui fungsi pengawasan, manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati – hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.
Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan – kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan.
Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang.
Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi bawahan terhadap sistem pengawasan. Bawahan tidak begaitu saja menerima pengawsan yang dilakukan manajer.
Jadi, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria-kriteria tertentu, diantaranya :
1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat sebab ketidakakuratan dapat menyebabkan pengambilan tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebelumnyatidak ada.
2. Tepat Waktu
Segala informasi harus disampaikan dan dievaluasi secepatnya & tepat waktu agar dapat segera dilkukan tindakan koreksi sebelum menjadi kritis.
3. Obyektif dan Menyeluruh
Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada Titik-titik Pengawasan Strategis
Pengawasan seharusnya memusatkan perhatian pada penyimpangan-penyimpangan yang paling sering terjadi dan menimbulkan akibat yang fatal.
5. Realistik Secara Ekonomis
Biaya pelaksaan pengawasan harus lebih rendah atau paling tidak sama dengan nilai kegunaannya.
6. Realistik Secara Organisasional
Pengawasan yang dilakukan harus sesuai dengan keadaan suatu organisasi. Misalnya, perusahaan yang besar harus memiliki pengawasan yang lebih ketat dan begitu pula sebaliknya.
7. Fleksibel
Pengawasan harus memilki fleksibilitas agar dapat memberikan tanggapan atau reaksi terhadap perubahan-perubahan lingkungan.
Fleksibilitas adalah kemampuan untuk beradaptasi dan bekerja dengan efektif dalam situasi yang berbeda, dan dengan berbagai individu atau kelompok.
8. Bersifat Sebagai Petunjuk dan Operasional
Sistem pengawasan yang efektif harus dapat menunjukkan penyimpangan dan tindakan koreksi yang harus diambil.
9. Diterima Oleh Anggota Organisasi
Pengawasan harus diterima oleh semua anggota organisasi.
10. Terkoordinasi Dengan Aliran Kerja Organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena bagaimana pun setiap tahap dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi hasil keseluruhan operasi.
