Pengantar Manajemen: Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi merupakan salah satu aspek kunci dalam manajemen yang tidak boleh diabaikan. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan cepat berubah, kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi sangat penting.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi dapat membantu meningkatkan kinerja, memperkuat hubungan antar individu, dan membangun budaya kerja yang positif. Dengan komunikasi yang baik, informasi dapat disampaikan dengan jelas dan tepat waktu, sehingga meminimalkan kesalahpahaman dan konflik.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.

Perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran infoemasi.

Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :

Pengirim →→ Berita →→ Penerima

Model ini menunjukkan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada gambar di bawah ini.

1. Sumber (source)

Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran me­lalui mana berita dikirimkan.

Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomu­nikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, ke­pada pihak lain.

2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding)

Yaitu megubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindah­kan pengertian, seperti kata-kata pencakapan atau tulisan, angka, ge­rakan, ataupun kegiatan. Pe­ngirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan di­katakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. 

Jadi, berita harus disesuai­kan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan pene­rima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. 

Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan di­peroleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini pen­ting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah ko­munikasi.

3. Pengiriman berita (transmitting the message)

Salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu. Apakah secara lisan maupun tulisan. 

Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mem­pertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada.

Sebagai con­toh, ucapan “selamat pagi” tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk me­mo.

4. Penerimaan berita

Pada dasanya, orang-orang menerima berita melalui ke limapancaindera mereka  penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman. 

Pengiriman berita belum lengkap atau ti­dak terjadi bila suatu pihak-belum menerima berita. Banyak Komuni­kasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

5. Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding)

Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pe­ngartian simbol-simbol oleh penerima. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengerti­an yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. 

Manajer dan bawahan dapatberperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interak­si. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.

6. Umpan balik (feedback)

Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan ke­pada pengirim.  

Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selan­jutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.