Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.
Proses Penyusunan Personalia
Berikut ini adalah proses penyusunan personalia dalam organisasi, yaitu :
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan tenaga kerja bisa dipenuhi secara rutin dan layak.
2. Penarikan Tenaga kerja
Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Jadi harus merekrut tenaga kerja yang benar-benar berkualitas dan harus mempertimbangkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Misalnya, perusahaan membutuhkan 40 tenaga kerja. Jadi, perusahaan harus merekrut tenaga kerja sesuai yang dibutuhkan & tidak boleh kurang ataupun lebih dari jumlah yang dibutuhkan.
3. Seleksi/ Pemilihan Tenaga Kerja
Seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen selesai dilaksanakan, yang berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan.
Prosedur Seleksi :
- Wawancara Pendahuluan
- Pengumpulan data-data pribadi (biografi)
- Pengujian (testing)
- Wawancara yang lebih mendalam
- Pemeriksaan refrensi-refrensi prestasi
- Pemeriksaan kesehatan
- Keputusan Pribadi
- Orientasi jabatan : memberitahukan jabatan yang akan ditempati.
4. Pengenalan dan Orientasi
Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.
5. Latihan dan Pengembangan Karyawan
Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangkan pengembangan (development) lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
- Mengapa karyawan baru perlu pelatihan dan pengembangan? untuk menerapkan ilmu teorinya dibidang pekerjaan yang ditempati.
- Mengapa karyawan lama perlu pelatihan dan pengembangan? untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek dan untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan baru karena munculnya teknoligi baru.
6. Penilaian Pelaksanaan Kerja
Penilaian pelaksanaan pekerjaanadalah proses dimana suatu organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.
7. Pemberian balas jasa atau kompensasi, dan penghargaan
Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan kegiatan di waktu yang akan datang.
Setiap gaji yang diberikan harus tepat pada waktunya. Pemberian kompensasi harus didasarkan oleh undang-undang perburuhan yang menetapkan besarnya gaji karyawan.
8. Perencanaan dan pengembangan Karier
Perencanaan dan pengembangan karier mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun. Promosi yaitu kenaikan jabatan dan tanggung jawab yang lebih besar pada seorang pegawai dengan disertai kenaikan balas jasa, dengan tujuan untuk mengisi jabatan yang kosng dan memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya.
Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi balas jasa yang pernah diterimanya.
